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Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali), si forniscono le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è il Comune di Milano con sede in Piazza della Scala, 2 – 20121 Milano –Direzione Innovazione Tecnologica e Digitale, Sita in via G. Vico 18 – 20123 Milano – indirizzo mail: DITeD@comune.milano.it 

Data Protection Officer (DPO) 
Il Comune di Milano ha nominato un proprio Responsabile per la protezione dei dati personali che può essere contattato all’ indirizzo e-mail: dpo@comune.milano.it 

Finalità 
Il trattamento dei dati è finalizzato a:

1. consentire la prenotazione, la consultazione e la gestione degli appuntamenti dei servizi erogati dall’ente ed in particolare da:       

• Servizi Civici;
• Servizi Educativi;
• Servizi per la Mobilità;
• Servizi Sociali;
• Servizi Sanzioni Amministrative;
• Servizi Tributari;
• Servizi Municipi;
• Servizi Urbanistica;
• Servizi di Polizia Locale;
• Servizi di Riscossione;
• Servizi di Informagiovani;
• Servizi generici di accoglienza

2) inviare questionari di gradimento ai fini del miglioramento continuo del servizio.

Il questionario per la valutazione del servizio di prenotazione online è raggiungibile attraverso il link presente nell’email, inviata a conferma o annullamento della prenotazione, la compilazione è su base volontaria e in forma anonima.
Per alcuni servizi successivamente allo svolgimento dell’appuntamento, viene inviato all’indirizzo di posta elettronica del cittadino un questionario finalizzato a rilevarne la soddisfazione per la gestione complessiva della sua esigenza. Nel questionario è inoltre possibile esplicitare la necessità di ulteriore assistenza, richiedibile attraverso un modulo online, accessibile tramite link: i dati inseriti nel modulo online non sono associati alle risposte del questionario che pertanto si mantiene anonimo.

Base giuridica 
I dati personali sono trattati nel rispetto delle condizioni previste dal Regolamento UE 2016/679 ed in particolare:
per le finalità di cui al punto 1), la base giuridica è costituita dall’art. 6 – par. 1 lett. e) -   e dall’art. 2 ter del D.lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri in coerenza con la legge/Regolamento di cui è investito il titolare del trattamento in coerenza con le funzioni previste dal Testo Unico sull'Ordinamento degli enti locali (D.Lgs. 267/2000).
Per le attività di cui al punto 2), connesse alla rilevazione della soddisfazione degli utenti, la base giuridica è costituita dall’art. 6 – par. 1 lett. e) -   e dall’art. 2 ter del D.lgs. 196/2003; in particolare:

• Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27/01/1994 “principi sull’erogazione dei servizi pubblici” e Direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 24/03/2004 “sulla rilevazione della qualità percepita dai cittadini”
• D.Lgs. 267/2000, “Testo unico sull'ordinamento degli enti locali”, art. 147, Tipologia dei controlli interni, lettera e)  
• D.lgs. n.82/2005 “Codice dell'amministrazione digitale”, art. 7, c.3 modificato da D.Lgs 179/16, art. 8, c.1 e successive modifiche e integrazioni e con specifiche Direttive di settore
• D.lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 “Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, art. 19 bis e art.28; Regolamento sul sistema dei controlli interni del Comune di Milano (Deliberazione del Consiglio comunale n. 7/2013 art.16).

Tipologie dei dati trattati 
Il servizio di prenotazione prevede la raccolta dei seguenti dati personali, in base alla tipologia di modalità di accesso:

• Erogazione del servizio tramite autenticazione SPID
  Dati di autenticazione
• Erogazione del servizio con accesso autenticazione temporanea 
  Nome, Cognome, numero di telefono, Indirizzo di posta Ordinaria per 120 min dopo la convalida dell’email 
• Dati richiesti a seconda della tipologia del servizio in  riferimento alla prestazione erogata (esempio N° pratica, data di presentazione pratica, codice fiscale, telefono di contatto ecc..)

Ogni richiesta da parte degli interessati comporterà il trattamento dei dati connessi ad essa nel rispetto delle funzioni erogate dall’ente.
Il trattamento dei dati relativi ai punti 2) è strettamente correlato alla tipologia del servizio e risponde al principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alla finalità (il modulo di richiesta appuntamento è strutturato per ogni servizio al fine di raccogliere i dati necessari)
Nel questionario anonimo di gradimento del servizio online di prenotazione dell’appuntamento sono rilevate le seguenti informazioni:

• la modalità di accesso al servizio di prenotazione (tramite autenticazione SPID/CIE o con autenticazione temporanea) senza ulteriori informazioni che possano condurre all’identificazione personale; 
• la data e l’ora di invio del questionario compilato da parte dell’utente
• è presente una domanda a testo libero, in cui l’utente può motivare il giudizio espresso; si raccomanda di non inserire alcun dato identificativo

Per inviare il questionario di valutazione dell’intera esperienza dell’utente, successivamente alla conclusione dell’appuntamento, viene utilizzato l’indirizzo di posta elettronica, indicato durante la prenotazione dell’appuntamento o a quello associato al contatto. Tale dato non è associato alle risposte fornite. 
Nel questionario sono rilevati i seguenti dati:

• la modalità di accesso al servizio di prenotazione (tramite autenticazione SPID/CIE o con autenticazione temporanea) senza ulteriori informazioni che possano condurre all’identificazione personale;
• la modalità di prenotazione (web/infoline)
• l’agenda su cui è stata effettuata la prenotazione
• l’argomento oggetto di consulenza
• il giorno in cui è stato prenotato l’appuntamento
• il giorno di consulenza 

Le informazioni sono acquisite in forma anonimizzata e l’utente può annullare la sottoscrizione alla ricezione di ulteriori sondaggi.
ll software adottato per la rilevazione della soddisfazione degli utenti utilizza Cookie tecnici e Cookie tecnici di sessione per consentirne il corretto funzionamento, per maggiori informazioni  consultare la pagina Privacy - Comune di Milano

Modalità di trattamento 
Il trattamento si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali ed è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza. Viene effettuato anche con l’ausilio di strumenti elettronici coerentemente con le operazioni indicate nell’art. 4, punto 2, del Regolamento UE 2016/679.
Il servizio di prenotazione organizzato attraverso il sito istituzionale prevede la possibilità di optare per uno delle seguenti modalità di appuntamenti:
    1) allo sportello presso le sedi dell’ente indicate in fase di prenotazione 
    2) telefonica con un operatore qualificato 
    3) allo sportello virtuale tramite uno strumento di video conferenza. 
L’appuntamento potrà essere revocato in qualsiasi momento autonomamente utilizzando lo stesso servizio di prenotazione. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati per la gestione dell’appuntamento richiesto prima della revoca stessa.
La partecipazione al sondaggio avviene su base volontaria: la mancata compilazione del questionario non pregiudica l’erogazione del servizio ma solo la possibilità di esprimere la propria valutazione su di esso e, se previsto, di ricevere assistenza da un team dedicato.

Natura del trattamento
La richiesta di appuntamento implica necessariamente il trattamento dei dati di cui ai punti n. 1 e 2 del paragrafo “Tipologia dei dati trattati” in entrambe le modalità di accesso.
Il mancato conferimento dei dati obbligatori (contrassegnati con asterisco) preclude la possibilità di dar corso alla prenotazione dell’appuntamento e alla successiva valutazione del servizio.

Comunicazione e diffusione 
I dati personali non sono oggetto di comunicazione o di diffusione, salvo i casi in cui specifiche disposizioni di legge prevedano tale ultima operazione (es. autorità giudiziaria). 
Le risposte fornite attraverso il questionario di gradimento del servizio di prenotazione e di gestione dell’esigenza sono elaborate e pubblicate sul sito istituzionale in forma anonima e aggregata.

Categorie di destinatari dei dati
I trattamenti sono effettuati a cura delle persone autorizzate e impegnate alla riservatezza e preposte alle relative attività in relazione alle finalità perseguite. 
Il trattamento dei dati viene effettuato anche da soggetti esterni all’Ente che assumono la funzione di Responsabile del trattamento ex art. 28 del Regolamento UE 2016/679:

• Altitudo s.r.l (telecom) manutenzione applicativi con sede legale in Villorba (Treviso) Via Fontane, 93
• Municipia (gestione back office appuntamenti) con sede legale in Trento (TN), Via Adriano Olivetti, 7, 
• GPI Spa (gestione appuntamenti) con sede legale in Trento (TN), via Ragazzi del ’99, 13
• Intellera Consulting Srl (analisi dati e reportistica) con sede legale in Milano (MI) Piazza Tre Torri, 2

Conservazione dei dati
I dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e comunque per un periodo massimo di 2 anni oltre i quali i dati saranno eliminati.

Trasferimento dati verso paese terzi 
I dati trattati per le predette finalità non sono trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali, fatte salve eventuali disposizioni normative.
Diritti degli interessati 
Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 ed in particolare il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica o la limitazione, la portabilità, l’aggiornamento se incompleti o erronei e la cancellazione se sussistono i presupposti nonché di opporsi all’elaborazione rivolgendo la richiesta va rivolta al:

• Comune di Milano in qualità di Titolare, via G. Vico, n. 18 - 20123 Milano - Direzione Innovazione Tecnologica e Digitale, Sita in via G. Vico 18 – 20123 Milano – indirizzo mail: ITED@comune.milano.it 

oppure

• Responsabile per la protezione dei dati personali del Comune di Milano (Data Protection Officer - “DPO”) raggiungibile al seguente indirizzo e-mail: dpo@Comune.Milano.it 

Diritto di reclamo
Si informa infine che gli interessati, qualora ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (art. 77) hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, (www.garanteprivacy.it) o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Modifiche
Il Titolare si riserva il diritto di apportare alla presente Informativa, a propria esclusiva discrezione ed in qualunque momento, tutte le modifiche ritenute opportune o rese obbligatorie dalle norme di volta in volta vigenti, dandone adeguata pubblicità agli interessati.